文章最後更新日期：2024年07月11日
在這篇文章中，我將為你推薦 12 款的專案管理工具，這些工具將幫助你與團隊更好地協作、組織、規劃和執行專案，無論你在世界的哪個角落。
在當今數位時代，不管是數位工具還是專案管理工具，都已經成為了企業和團隊不可或缺的一部分。這不僅是因為它們可以幫助我們提高工作效率，還因為團隊協作和遠距工作的趨勢日益增長。
專案管理工具的重要性
專案管理工具讓你能夠一目了然地查看專案的狀態、分配任務，並確保一切都按計劃進行。這樣，你可以更加專注於實際的工作，而不是在管理細節上浪費時間。
專案管理工具的重要性在於它們能夠幫助企業或團隊能夠更好地組織、規劃和執行專案。不再需要依賴繁瑣的電子郵件或紙張來跟蹤工作進展。有助於優化工作流程，提高專案的成功率。
以下幾點是使用專案管理工具的好處：
- 組織性：專案管理工具幫助組織任務、工作流程和資源，確保工作有條不紊地進行。
- 時間管理：設置截止日期、排程任務，並接收提醒，以確保工作按時完成。
- 任務追蹤：追蹤任務的進度和狀態，以確保每個階段都在計劃內完成。
- 資源分配：分配工作給不同成員，確保每個人都有明確的職責和工作。
- 團隊協作：多數專案管理工具支援團隊協作，讓成員能夠共享訊息和文件。
- 溝通改進：通過共享訊息、評論和討論區來改善內部和外部溝通。
- 文檔管理：將所有相關文檔和資源集中在一個地方，以方便查看。
- 資源節省：更有效地利用時間和資源，減少浪費，提高生產力。
- 專案可見性：確保所有團隊成員都能看到專案的進度和狀態，提高透明度。
- 目標達成：幫助確保專案目標按計劃達成。
- 故障排除：迅速解決專案中的問題，以減少延誤工作進度。
團隊協作和遠距工作的趨勢
現今，團隊的工作方式發生了巨大變化。越來越多的團隊成員不再在同一地理位置上班，而是分散在世界各地。這種遠距工作的趨勢將繼續增長，因此，有效的團隊協作變得至關重要。
如果你未來也想成為一位遠距工作者，那專案管理工具一定是你必須要學會運用的，這些工具可以幫助你未來與團隊成員更好地協同工作，確保彼此之間的溝通和資訊共享更加無縫和高效。
12個專案管理工具推薦
無論你是小型企業、一人公司，還是一個自由職業者，這些工具各自具有不同的特點和價值，你可以根據你的專案和團隊需求，選擇最適合你的工具。
在接下來的文章中，我將詳細介紹每個工具的功能，以及每個專案管理工具適用的情境和優缺點。文章很長，下方整理每個專案管理工具重點給你。
※ 點選名稱可直接跳到完整介紹。
- ClickUp：多功能專案管理和工作協作平台，適用於多功能團隊。
- Jira：靈活的專案管理和問題追蹤工具，適用於敏捷開發。
- Trello：直觀的簡易看板式任務管理，適用於小型團隊和個人。
- Notion：多功能協作工具，適用於知識工作者和創意團隊。
- Airtable：視覺化的數據庫工具，特別適合規劃行銷及內容排程。
- Todoist：簡單的任務列表應用程式，適用於個人和小型團隊。
- Asana：強大的任務管理和工作協作工具，適用於各種領域。
- Microsoft Teams：微軟的協作平台，結合了聊天、文件共享和視訊會議功能。
- Basecamp：簡單易用的專案管理和協作工具，適用於小型團隊。
- Monday：高度可定制的工作協作平台，適用於各種專案和行業。
- Slack：即時通訊和協作平台，適用於團隊溝通。
- Teamwork：強大的專案管理和協作平台，適用於中小型企業。
專案管理工具1：ClickUp
功能介紹
ClickUp 是一個全功能的專案管理和工作協作平台，旨在幫助團隊組織工作、提高生產力和協同合作。它提供了多種功能，包括任務管理、時間追蹤、文件共享、日曆、報告和自動化工作流程。ClickUp 的目標是提供一個集成的工具，以滿足各種專案管理需求。
適用情境
ClickUp 適用於各種情境，特別適合中小型企業和多功能團隊。它的多功能性和靈活性使其適用於不同行業，無論是軟體開發、行銷、設計還是其他領域。如果你需要一個統一的工具來組織任務、跟踪進度並協作，ClickUp 可能是你的理想選擇。
優點
- 多元功能：ClickUp 提供了多種功能，從任務管理到時間追蹤，再到報告和自動化工作流程，滿足了各種專案管理需求。
- 可定制性：它允許用戶自定義工作區、工作流程和報告，以適應特定需求。
- 團隊協作：ClickUp 支援多人協作，團隊成員可以共同編輯任務和文件，從而實現更好的溝通和合作。
- 應用程式生態系統：它可以與各種其他應用程式和工具集成，如 Google Workspace、Trello 和 Slack，實現無縫的工作流程。
缺點
- 學習曲線：ClickUp 的功能非常豐富，新用戶可能需要一些時間來習慣和掌握它。
- 價格：對於小型企業和個人使用者來說，ClickUp 的高級功能和訂閱可能顯得較昂貴。
- 界面：有些用戶可能認為 ClickUp 的界面相對複雜，需要更多的自定義才能使其適應特定需求。
專案管理工具2：Jira
功能介紹
Jira 是一個強大的專案管理和問題追蹤工具，特別針對軟體開發團隊而設計。它提供了豐富的功能，包括任務管理、追蹤問題、報告、時間追蹤和敏捷開發支援。Jira 的主要功能是幫助團隊有效地追蹤工作，確保專案按時交付。
適用情境
Jira 最適用於軟體開發團隊和敏捷開發環境。它同樣適用於任何需要追蹤任務、問題和專案的組織。如果你處理大型複雜的軟體開發專案，Jira 可能是你不可或缺的工具。
優點
- 完整的專案管理：Jira 提供了完整的專案管理功能，包括任務追蹤、進度報告和工作時間記錄，有助於團隊更好地組織工作。
- 敏捷開發支援：對於實踐敏捷開發方法的團隊來說，Jira 提供了專業的支援，包括看板、衝刺計劃和故事點估算。
- 高度可定制性：Jira 允許用戶自定義工作流程、問題類型和報告，以滿足特定需求。
- 整合性：它可以與各種其他工具和應用程式集成，如 Confluence、Bitbucket 和 GitHub，實現流暢的工作流程。
缺點
- 學習曲線：Jira 的功能非常豐富，新用戶可能需要花一些時間來習慣和掌握它。
- 價格：Jira 的付費功能和大型團隊部署可能會導致相對高的價格，對於小型企業來說可能不划算。
- 過於複雜：對於一些較小的專案或非軟體開發團隊來說，Jira 的功能可能顯得過於複雜和繁瑣。
專案管理工具3：Trello
功能介紹
Trello 是一個直觀而靈活的看板式專案管理工具，它使用拖放任務卡片來協助你組織和跟蹤工作。每個卡片代表一個任務或想法，你可以將卡片拖放到不同的面板，以反映工作流程的不同階段。可以添加截止日期、標籤、附件和留言，使任務更具可操作性。
適用情境
Trello 非常適用於小型團隊、初創企業和個人使用者。它的簡單性和視覺化特性使其成為快速啟動專案的理想選擇。無論是管理個人待辦事項還是團隊協作，Trello 都能夠輕鬆適應。
優點
- 簡單直觀：Trello 的使用者界面非常簡單，無需學習曲線。新用戶可以立即開始使用。
- 靈活性：Trello 的卡片和面板允許你根據具體需求自定義工作流程，從而滿足不同專案的要求。
- 視覺化：Trello 的視覺化特性使你能夠一目了然地查看任務的狀態，這有助於提高透明度和協作。
- 免費使用：Trello 提供免費版，提供基本功能，適用於個人使用者和小型團隊。
缺點
- 有限的高級功能：對於需要高級功能的大型企業，Trello 的免費版可能會顯得受限。高級功能需要付費訂閱。
- 不適用於複雜專案： Trello 的簡單性可能會在處理複雜專案時受到限制。對於需要更多功能的專案，其他工具可能更適合。
專案管理工具4：Notion
功能介紹
Notion 是一個多功能的協作工具，它結合了筆記、專案管理、任務列表、文件共享及最新的 AI 功能。Notion 的主要特點是其極大自由的自定義性，允許用戶自訂各種不同類型的內容，包括筆記、數據庫、知識庫和工作區。
我個人也非常愛用 Notion 來管理我的日常任務及各種紀錄，如果你想學習 Notion，非常推薦 Hahow 上的 Notion 實戰課程。
適用情境
Notion 適用於各種情境，特別適合創意團隊、知識工作者和個人使用。它可以用作個人筆記和組織工具，也可以擴展為協作平台，用於專案管理和文件共享。
優點
- 極大的自定義性：Notion允許用戶根據自己的需求創建各種不同類型的內容，這種靈活性在其他工具中難以找到。
- 多功能性：它結合了筆記、任務列表、知識庫和文件共享功能，減少了需要使用多個工具的需求。
- 團隊協作：Notion 支援團隊協作，多人可以共同編輯文件、任務列表和知識庫。
- 跨平台：它提供了 Web、桌面和移動應用程式，你可以隨時隨地查看你的工作區。
缺點
- 學習曲線：雖然 Notion 很強大，但其自定義性和多功能性需要花一些時間來學習如何使用。
專案管理工具5：Airtable
功能介紹
Airtable 是一個視覺化的數據庫工具，結合了試算表和數據庫的功能。它允許用戶創建和自定義表格，並在其中儲存和組織各種類型的數據。
Airtable 的主要特點是其極大的自定義性，使用戶可以創建擁有不同視圖（如表格、卡片和行事曆）的數據表，從而更好地組織和共享信息。
適用情境
Airtable 特別適合用來規劃行銷及內容排程的團隊和個人。它可用於項目管理、客戶追蹤、數據管理和各種其他用途。可說是 Excel 或 Google Sheets 的進階版。無論你是創意團隊、營銷專業人員，Airtable 都可以幫助你更好地管理數據。
優點
- 極大的自定義性：Airtable 允許用戶根據自己的需求創建各種不同類型的數據表，使其適應特定的工作流程。
- 視覺化：它提供了多種視圖，包括試算表、卡片和行事曆視圖，使數據更容易理解和共享。
- 整合性：Airtable可以與各種其他工具和應用程式集成，如 Slack、Google Calendar 和 Trello，實現無縫的工作流程。
- 共享和協作：用戶可以共享數據表，並允許多人協作，從而實現更好的團隊合作。
缺點
- 學習曲線：儘管Airtable非常靈活，但新用戶可能需要花一些時間來習慣和掌握其功能和自定義選項。
- 免費功能有限：一些高級功能和用戶需求可能需要升級到付費版本。
- 大數據處理：在處理大量數據時，Airtable 的性能可能會受到限制。
專案管理工具6：Todoist
功能介紹
Todoist 是一個簡單而強大的任務管理應用程式，旨在幫助個人和團隊組織工作、跟踪任務並提高生產力。它提供了清晰的任務列表，用戶可以輕鬆創建、安排和分配任務。Todoist 還支援優先級、截止日期、項目標籤等功能，以更好地管理任務。
適用情境
Todoist 適用於個人和小型團隊，特別適合需要簡單而高效的任務管理的情境。它可用於個人生活、學術項目、小型團隊的協作和個人任務的組織。無論你是學生、自由職業者還是忙碌的家庭主婦，Todoist 都可以幫助你更好地管理任務和時間。
優點
- 簡單易用：Todoist 的用戶界面簡單直觀，用戶可以輕鬆創建和管理任務。
- 跨平台：它提供了 Web、桌面和移動應用程式，使你可以隨時隨地管理你的任務。
- 優先級和提醒：用戶可以設置優先級和截止日期，並接收提醒，確保不會錯過重要任務。
- 共享和協作：Todoist 支援任務共享和項目合作，使小型團隊能夠更好地協作。
- 整合性：它可以與各種其他工具和應用程式集成，如 Google Calendar、Slack 和 Evernote，實現更高效的工作流程。
缺點
- 有限的功能：Todoist 相對於其他更複雜的專案管理工具來說，功能較有限，尤其是對於大型團隊和複雜專案來說。
- 高級功能需要付費：一些高級功能和整合需要升級到付費版本。
- 缺乏詳細報告：Todoist 的報告功能相對有限，無法提供深入的分析。
專案管理工具7：Asana
功能介紹
Asana 是一個強大的專案管理工具，設計用於協助你組織和追蹤工作。它提供了豐富的功能，包括任務分配、時間表安排、項目詳情、圖表視圖等等。你可以輕鬆地建立專案，將任務分配給團隊成員，並追蹤整個工作流程。
適用情境
Asana 特別適用於中大型團隊和跨部門協作。它可以幫助你在大規模專案中追蹤進度，確保每個任務都得到分配和跟蹤。此外，Asana 的直觀界面使其適合各種行業，從軟體開發到市場營銷。
優點
- 直觀的使用者界面：Asana 的使用者界面非常直觀，新用戶可以輕鬆上手。你不需要長時間的培訓，即可開始使用。
- 強大的任務管理：Asana 提供了豐富的任務管理功能，包括優先級別、截止日期、負責人等，有助於確保每個任務都能按時完成。
- 多視圖選擇：Asana 允許你在不同的視圖之間切換，包括列表視圖、時間軸視圖和圖表視圖，以滿足不同工作風格的需求。
- 團隊協作：透過 Asana，團隊成員可以在同一平台上協作，分享評論和文件，確保資訊共享流暢。
- 整合性：Asana 可以與其他常用工具集成，如 Google 日曆、Slack 和 GitHub，以便更方便地管理工作流程。
缺點
- 學習曲線： 雖然 Asana 的使用者界面相對直觀，但對於新用戶來說仍然存在一定的學習曲線。一些複雜的功能可能需要一些時間才能熟悉和掌握。
- 價格： 對於小型團隊和個人使用者來說，Asana 的高級功能可能會顯得較昂貴。免費版提供了基本功能，但進一步的高級功能需要付費訂閱。
專案管理工具8：Microsoft Teams
功能介紹
Microsoft Teams 是一個全面的協作和通訊工具，特別針對團隊協作而設計。它提供了多種功能，包括即時聊天、語音通話、視訊會議、檔案共享和整合性應用程式，如日曆和任務管理。此外，它集成了 Microsoft 365，使你能夠在一個平台上進行工作。
適用情境
Microsoft Teams 適用於各種情境，尤其是中大型企業和組織。它是處理跨部門協作、遠距工作和團隊專案的理想選擇。此外，它也適用於教育機構，提供了教育版以支援遠距教學。
優點
- 整合性平台：Microsoft Teams 整合了多種工具和應用程式，讓團隊能夠在同一平台上完成多項任務，從即時聊天到檔案共享。
- 視訊會議：它提供視訊會議功能，管理任何會議，讓遠距工作更具互動性。
- 安全性：Microsoft Teams 對數據的保護非常嚴格，符合多項安全標準和法規，使你的數據免受未授權訪問。
- 協作和通訊：它提供了豐富的協作工具，包括即時聊天、共同編輯文件和討論區，使團隊能夠輕鬆合作。
缺點
- 學習曲線：對於新用戶來說，Microsoft Teams 的功能可能較複雜，需要一些時間才能掌握。
- 價格：高級功能需要付費訂閱，這可能會對小型企業和個人使用者造成負擔。
- 資源需求：Microsoft Teams 需要較高的硬體資源，尤其是在進行多人視訊會議時。
專案管理工具9：Basecamp
功能介紹
Basecamp 是一個以簡單性和直覺性為特點的專案管理和協作工具。它提供了多種功能，包括任務管理、日曆、討論區、檔案共享、計劃表、和即時聊天。Basecamp 的目標是簡化工作，減少混亂，並使團隊更容易協作。
適用情境
Basecamp 適用於各種情境，尤其適合小型團隊、自由職業者和初創企業。它的簡單性和直觀性使其成為非常容易上手的工具。如果你需要一個簡潔、易於使用的專案管理工具，可以考慮 Basecamp。
優點
- 簡單易用：使用者界面非常直觀，幾乎所有人都可以立即上手使用，無需長時間的學習。
- 多元功能：Basecamp 提供了各種功能，包括任務管理、討論區、日曆和檔案共享，滿足了多種協作需求。
- 價格彈性：提供了不同價格選擇，但對於小型團隊和自由職業者而言，免費版已經算蠻夠用了。
缺點
- 功能受限：對於大型企業和複雜專案，Basecamp 的功能可能會受到限制。它缺少某些高級功能，如分析報告和多層任務分配。
- 整合性有限：相對於其他工具，Basecamp 的整合性較有限，可能需要更多的手動工作來將其與其他應用程式集成。
專案管理工具10：Monday
功能介紹
Monday 是一個多功能的專案管理和協作平台，旨在幫助團隊組織工作、追蹤進度和協同合作。它提供了豐富的功能，包括可自定義的工作看板、任務管理、時間軸視圖、報告和自動化。
Monday 的強項之一是其彈性，使你能夠根據具體需求自定義工作流程，與 Asana 功能有蠻多相似的地方。
適用情境
Monday 適用於各種情境，特別適合中型企業和多部門團隊。它的多功能性使其適用於不同行業，從軟體開發到市場營銷。
優點
- 可自定義的工作流程：可根據具體需求自定義工作看板，從而使其適應不同類型的專案和團隊。
- 豐富的功能：它提供了多種功能，包括任務分配、時間軸視圖、報告和自動化，能夠滿足各種專案管理需求。
- 直觀的使用者界面：Monday 的界面非常直觀，新用戶可以輕鬆上手，無需長時間的學習。
- 協作和通訊：它允許團隊成員在同一平台上協作、共享文件、留言和訊息，從而促進更好的溝通。
缺點
- 價格：對於小型企業和個人使用者來說，Monday 的價格可能較高，高級功能需要付費訂閱。
- 學習曲線：雖然界面直觀，但某些高級功能的學習曲線可能較陡峭，需要一些時間來熟悉。
專案管理工具11：Slack
功能介紹
工作溝通不要再用 LINE 了，Slack 是一個應用於工作的即時通訊和協作平台，用於團隊之間的溝通和協作。它提供了多種功能，包括即時聊天、頻道、文件共享、應用程式整合和機器人，使團隊能夠更有效地協作和交流。
適用情境
Slack 適用於各種情境，尤其適合跨地理位置和遠距工作的團隊。它是處理即時溝通和訊息共享的理想工具，特別對於軟體開發團隊、創意團隊和專案團隊來說是一個寶貴的資源。
優點
- 即時通訊：Slack 提供了即時聊天功能，使團隊成員能夠快速交流，解決問題並分享想法。
- 頻道組織：可以建立多個頻道來組織訊息，確保每個專案或主題都有自己的討論空間，也可用來跨部門溝通。
- 應用程式整合：可以集成各種應用程式，如 Google Drive、Trello 和 GitHub，以實現無縫的工作流程。
- 通知和提醒：可以設定通知和提醒，確保不會錯過重要的訊息或任務。
缺點
- 學習曲線：雖然基本使用相對簡單，但一些高級功能可能需要一些時間才能掌握。
專案管理工具12：Teamwork
功能介紹
Teamwork 是一個全功能的專案管理和協作平台，旨在幫助團隊更好地組織工作、追蹤進度並協同合作。它提供了多種功能，包括任務管理、時間追蹤、文件共享、日程安排、報告和訊息通訊。
Teamwork 的目標是提供一個集成的工具，以滿足各種專案管理需求。
適用情境
Teamwork 適用於各種情境，特別適合中小型企業和多功能團隊。它的多功能性和靈活性使其適用於不同行業，無論是軟體開發、行銷、設計還是其他領域。
優點
- 多元功能：Teamwork 提供了多種功能，從任務管理到時間追蹤，再到報告和訊息通訊，滿足了各種專案管理需求。
- 可定制性：它允許用戶自定義工作區、工作流程和報告，以適應特定需求。
- 團隊協作：Teamwork 支援多人協作，團隊成員可以共同編輯任務、文件和訊息，從而實現更好的溝通和合作。
- 整合性：它可以與各種其他工具和應用程式集成，如 Google Calendar、Slack 和 Trello，實現流暢的工作流程。
缺點
- 學習曲線：雖然 Teamwork 的功能豐富，但新用戶可能需要一些時間來習慣和掌握它。
- 價格：付費功能和團隊訂閱可能會導致較高的價格，對於小型企業來說可能不划算。
- 性能：在處理大量數據和大型文件時，Teamwork 的性能可能會受到一些限制。
挑選專案管理工具注意事項
一般來說，專案管理工具使用後也不太會輕易更換，選擇哪一個也會直接影響到你的專案和團隊的效率，是一個重要的決定。
因此在決定使用哪個工具之前，以下有一些挑選的注意事項供你參考：
- 專案需求明確性： 首先，確保你對你的專案的需求有清晰的了解，明確定義你的專案需求功能。
- 用戶友好性： 工具應該易於使用和學習，以減少學習時間並提高採用率。試用工具並確保它的用戶界面符合團隊需求。
- 跨平台支援： 如果你的團隊在不同的設備上工作（例如桌面、手機和平板電腦），選擇的工具具有跨平台支援，以確保無論在哪裡都可以查看專案。
- 整合性： 考慮工具是否能夠與你目前使用的其他應用程式和工具無縫集成。這有助於簡化工作流程，減少手動操作。
- 協作能力： 如果你的專案需要多人協作，請確保工具支援團隊協作，並具有共享和討論功能。
- 報告和分析： 如果你需要深入的專案報告和分析，則應考慮工具的報告功能。
- 安全性和隱私： 如果你處理敏感數據，則確保所選工具具有適當的安全性和隱私保護措施。
- 未來擴展性： 考慮你的專案和團隊的未來增長，工具應該能夠擴展以應對未來的需求。
- 考慮預算： 確保工具符合預算，並了解不同價格及功能結構。
- 客戶支援： 查看工具是否提供良好的客戶支援，包括技術文件和客戶服務。
- 試用和評估： 多數專案管理工具提供免費的試用版本。在做出最終選擇之前，請嘗試評估幾個工具，以確保它們符合需求。
總結
文章中介紹的每一個工具都有其獨特的功能和優點，最重要的是根據你的專案需求和團隊的工作方式做出最佳選擇。
在這個競爭激烈的時代，優秀的專案管理工具是提高生產力並成功完成任務的關鍵。
除了專案管理工具之外，懂得使用自動化工具及 AI 工具，也能幫助你實現更高效的工作流。
一起讓這些數位工具成為你工作或日常生活的得力助手吧！
