文章最後更新日期：2023年09月22日
Hi，我是席斯琳（Sislin），不管你是自由工作者、一人公司、網路創業者或是經營自媒體，可能常常會用到 Google 表單來管理你的活動報名。
傳統的做法是讓對方填寫表單，我們收到表單後可能會將名單匯入 Email 行銷系統，手動發 Email。
一個表單就會有一個 Excel 檔，客戶紀錄的資料常常散落在各處，必須得手動再整理匯總資料。
如果你也有以上困擾～
透過自動化工作術，使用自動化工具，可以幫助你省去繁瑣又重複的動作，將以上的工作流程自動化。
本篇文章將會一步步 Make 教學，將 Google 表單資料自動同步匯入到 Email 行銷系統，並自動發送通知確認信，以及自動幫你整理一份總檔。
和我一起學習使用自動化工具，提升自媒體經營效率，那我們就開始吧～
什麼是 Make？
Make（以前名為 Integromat）成立於2012年，總部位於捷克共和國，是一個自動化平台。
Make 可以透過連接你使用的應用程式和服務，幫助你自動化工作流程。它提供了視覺化的佈局，讓你可以輕鬆連接應用程式和服務，包括 WordPress、Gmail、Notion、Trello、Airtable 等，而且不需使用任何程式碼。
直接看下面這張圖，幫助你更加理解，如何使用 Make 來連接不同的應用程式和服務，幫助你自動化你的工作流程。
註冊登入 Make
使用我的專屬連結註冊，即可免費獲得一個月的 Make’s Pro 計劃，其中包含 10，000 次任務操作哦！
需先填寫一些簡單資料，或者也可以用 Google 及 FB 登入。
如果你對 Make 功能還不熟悉，可以先看我完整介紹 Make 文章
Google 表單資料自動匯入同步到 Email 行銷系統，自動發通知信工作流場景
1. 先使用自動化工具 Make 撈取 Google 表單資料
2. 整理到 Google Sheets、Airtable、Notion（依照你個人需求）
3. 將名單自動匯入 Email 行銷系統
4. 用 Gmail 發送通知信
Make 中的自動化的視覺圖會是以下這樣。
Make 工作流程自動化場景設定
step 1
註冊登入完之後，點選左邊的 Scenarios （場景），再點右上角的 Create a new scenario 建立一個新的工作流程自動化的場景。
進入 Create a new scenario 後，加入 Google 表單模組（Module），點選 Watch Response（查看回應）
step 2
點選 Add 連接你的 Google 帳號，搜尋及選取 Google 表單。
step 3
加入一個 Router 路由器，要開分兩個路線：
- 路線 1：當有人填寫 Google 表單，將表單中的指定資料自動同步整理至 Google Sheets，並將姓名及 Email 匯入 Email 行銷系統。
此次教學會用 Google Sheets 示範，如果你常用的是 Airtable 或 Notion，自行將模組替換進行一樣的操作（依照你個人需求）。而 Email 行銷系統則看你的服務商，例如 Converkit、MailerLite。
- 路線 2：當有人填寫完 Google 表單，自動發送一封通知信給填寫者。
不同的 Google 表單要發送的內容可能都不一樣，所以不用 Email 行銷系統發，而是使用個人 Gmail 或網域信箱自動發送單次信件。
路線 1：當有人填寫 Google 表單，將表單中的指定資料自動同步整理至 Google Sheets，匯入 Email 行銷系統
step 1
加入 Google Sheets 模組（Module），點選 Add a Row（添加一行）
點選 Add 連接你的 Google 帳號，選取你要整理到哪個指定的 Google Sheets。並將想要從 Google 表單整理到 Google Sheets 的資料分別填入參數。
※ 注意要先建立好你要整理總檔的 Google Sheets，並將首列的欄位打上。
請參考下圖：
step 2
接著再加入你的 Email 行銷系統，這裡以 ConvertKit 模組（Module）為示範，點選 Add a Subscriber to Form（將訂閱者添加到表單）。
點選 Add 連接你的 ConvertKit 帳號，選取你要加進的訂閱表單，並分別填入要匯入的參數。
※ 注意要先在 Email 行銷系統中建立一個表單，用來蒐集透過填寫 Google Form 表單的人。
大部分只匯入姓名跟 Email，其他資料如電話或生日，你可以利用上個步驟整理到 Google Sheets 即可。
若你怕佔訂閱人數增加費用，也可以略過此步驟，等之後一次匯入也可以。
到這裡，可以先點左下角 Run once 一次，測試看看這條自動化流程路徑是否有正常進行。
沒問題的話，會出現數字（數字代表有幾筆數據被抓到）。
到 Google Sheets 看一下，表單資料已經自動匯入。
※ 以上示範教學抓的資料較少，請依照你的實際需求變更。
到 ConvertKit 看一下，也已經加入訂閱者。
這樣路線 1 的自動化流程就完成啦，我們接著往下囉～
路線 2：當有人填寫完 Google 表單，自動發送一封通知信
填寫問卷給折扣碼、活動、講座或匯款通知信等，都可以透過這個方式自動化發信哦～
step 1
加入 Gmail 模組（Module），點選 Sent an Email（發送郵件）
點選 Add 連接你的 Google 信箱帳號，如果是私人信箱，要先到 Google 雲端平台去授權，詳細教學請參考 Make 教學文件或以下影片。
補充：已授權的重新導向 URI，請填入以下
https://www.integromat.com/oauth/cb/google-restricted
step 2
Gmail 授權完之後，將收件人參數填入、信件標題及內容打上。
因為這裡的內容不會自行分段，所以加上 HTML 語法 <br> 來進行分段。
補充說明：
如果你是其他平台的網域信箱，則是加入 Email 模組（Module）。
點選 Sent an Email（發送郵件）。
透過 SMTP 設定即可連接從網域信箱發信。
將收件人參數填入、信件標題及內容打上。
Content Type 點選 Plaintext（文本），這樣就不需要加入 HTML 語法，也可以放入一些表情符號。
好啦～以上 Google 表單資料自動同步匯入到 Email 行銷系統，自動發通知信兩個路線的工作流程自動化設定就完成囉！
最後，再點左下角 Run once 一次，測試全部的自動化流程路徑是否有正常進行。
也記得要將場景打開才會 Run 運行哦，也可以設定多久運行一次自動化的時間，如果頻率不高，建議時間可以設久一點。
總結
如果你是第一次設定 Make，可能會需要花點時間來搞懂它，串接也需要花點時間。但只要授權過一次，之後都可以直接存取哦。
學會使用自動化工具去幫你做那些重複又繁瑣的任務，一定會為你的日常工作省下不少時間。
經常辦活動或講座的教練、講師、自媒體經營者、一人公司創業者或各類教育者等。透過工作流自動化將你的高效工作提升到下一個維度去吧！
學會用自動化工作術，解放你的時間！
希望這篇文章有幫助到你，想學習其他工作流程自動化的教學，歡迎下方留言哦！
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