【Make 教學】Google Calendar 日曆同步 Notion，新增/更新/刪除行程

文章最後更新日期：2024年03月29日

前言

Hi，我是席斯琳（Sislin），之前寫了一篇 Notion 同步 Google Calendar 日曆，有讀者敲碗想要Google Calendar 日曆同步 Notion 的 Make 教學。

這篇文章將會教學如何使用 Make，讓你在 Google Calendar 日曆建立活動時，自動化同步到 Notion 。

透過 Make（以前名為 Integromat）或 Zapier 這兩個第三方自動化工具，就可以做到這一點！

和我一起學習使用自動化工具，提升工作效率，那我們就開始吧～

雙向同步及更新 Notion & Google Calendar 日曆

在開始使用第三方自動化工具 Make（以前名為 Integromat）設定之前，先來說明一下 Notion & Google Calendar 日曆間的同步，通常有兩種使用情境：

• 在 Notion 新增/更新/刪除行程時，自動同步到 Google Calendar 日曆。
• 在 Google Calendar 日曆新增/更新/刪除行程時，自動同步到 Notion。

如果你要雙向同步，就要在 Make 中分別設定兩個場景哦。

 

礙於文章篇幅關係，這兩個不同使用情境會分開教學，最後也會提供此次 Make 自動化教學及 Notion 模板讓你一起領取，直接匯入 Make 就可以使用囉！

Google Calendar 日曆新增/更新/刪除行程時，自動同步到 Notion

要設定此自動化使用情境，需要進行以下步驟：

• 在 Notion 建立 Database 資料庫並設定需要的欄位。
• 準備跟 Notion 同步的 Google Calendar 日曆帳號。
• 使用 Make 建立 Google Calendar 日曆新增/更新/刪除行程時，自動同步到 Notion 自動化流程。

在 Notion 建立 Database 資料庫並設定需要的欄位

建立一個日常待辦任務或會議安排的資料庫都可以，也可以讀取 Notion 現有的資料庫。

確保你的 Notion 資料庫要有以下欄位：

• 標題。
• 狀態。
• 日期與時間。
• Google Calendar 日曆連結。
• 會議連結。（視需求非必要）
• Event ID。

準備跟 Notion 同步的 Google Calendar 日曆帳號

登入你的 Google Calendar 日曆，新增一個 Notion 同步日曆。

這樣接下來在設定 Make 時，就能方便直接選取 Google Calendar 日曆。

使用 Make 建立同步自動化流程

註冊登入 Make

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需先填寫一些簡單資料，或者也可以用 Google 及 FB 登入。

如果你對 Make 功能還不熟悉，可以先看我完整介紹 Make 文章

依照新增、更新、刪除自動化觸發不同流程：

• 路線 1：當你在 Google Calendar 日曆中新增活動時，Notion 同步建立新增資料庫資料。
• 路線 2：當你在 Google Calendar 日曆中更新/變更活動時，Notion 資料庫同步更新/變更。
• 路線 3：當你在 Google Calendar 日曆取消/刪除活動時，Notion 資料庫刪除活動資料，並將 Notion 狀態更改為「取消」。

設定完 Make 後的自動化流程可以參考下圖：

自動化串接：Google Calendar 日曆與 Notion 資料抓取

step 1

點選左邊的 Scenarios （場景），然後點選右上角的 Create a new Scenario

step 2

建立一個 Google Calendar 日曆模組（Module），點選 Watch Events （查看活動）。

step 3

點選 Add，連結你的 Google Calendar 帳號，然後選取剛剛已經建立好的 Notion 同步日曆。

選擇 By Updated Date，這樣才抓的到每次更新資料。

step 4

加入一個 Notion 模組（Module），點選 Search Objects （搜尋）。

接著要授權 Make 查看 Notion Datebase 資料庫，要先到 Notion 設定 API，設定教學請參考 Make 官方教學。

API 設定完後，就可以在 Make 上看見已同步連結的 Notion 帳號。

step 5

Notion Datebase 搜尋時 Filter 過濾條件為「Event ID」（Event ID 是之後用來搜尋 Notion 欄位時，對應新增、更新或刪除資料的依據）

請依照下圖設定：

Database ID 指的是 Notion 的 Database，可以在 Notion 中查看複製貼到 Make。

step 6

接著加一個 Router 路由器，Router 路由器是用來設定觸發不同篩選條件，走不同自動化流程。

前面有提到要觸發三個流程：新增、更新、刪除。

這裡說明一下篩選觸發路線的自動化工作流：

第一條篩選觸發路線

• 新增：當搜尋 Notion 資料庫沒有找到 Event ID 且狀態不為取消時，進行新增資料。

第二條篩選觸發路線

第二條有兩個不同動作，所以要再加入一個 Router 路由器來篩選。

• 更新：當搜尋 Notion 資料庫有 Event ID 時，若 Google Calendar 活動的更新時間比創建時間晚（若沒更動會是同一時間），且 Google Calendar 活動狀態不為取消時，進行更新資料。
• 刪除：當搜尋 Notion 資料庫有 Event ID 時，若 Google Calendar 的活動狀態為取消時，將 Notion 資料庫中的狀態改為「取消」，並清除：日期與時間、Google Calendar 日曆連結、會議連結。

以上要清除的資料可以照你的實際需求設定，要將資料留著只更改狀態也是可以的。

自動化觸發流程設定 1：當你在 Google Calendar 日曆中新增活動時，Notion 同步新增

step 1

加入 Notion，點選 Create a Database Item（新增），再點選 Add，連結你的 Database ID，選擇要新增並寫回 Notion 資料庫的 Google Calendar 日曆活動內容。 

這裡需要寫回的是 Google Calendar 日曆標題、狀態、起始時間、日曆連結、Event ID 和會議連結。

請依照下圖設定：

step 2

設定篩選條件

當搜尋 Notion 資料庫沒有找到 Event ID 且狀態不為取消時，進行新增資料。

在漏斗處按右鍵，點選 Set up a filter，表格中是讓你設定觸發篩選條件用的。設定很簡單，直接看下圖。

到這裡，可以先點左下角 Run once 一次，測試看看這條新增的自動化流程路徑是否有正常進行。

沒問題的話，會出現數字（數字代表有幾筆數據被抓到）。

step 3

回到 Notion 時會像下圖，已經自動寫回 Google Calendar 日曆標題、狀態、起始時間、日曆連結、Event ID。

 

自動化觸發流程設定2：當你在 Google Calendar 日曆中更新/變更資料時，Notion 同步更新/變更

不管是行程、任務或會議，總是一定會更新或變更。因此，這一階段篩選的自動化路線是更新/變更。

step 1

加一個 Router 路由器，加入 Notion，點選 Update a Database Item（更新）。

選擇要更新並寫回 Notion 資料庫的 Google Calendar 日曆活動內容。 

這裡可能會更新到的有 Google Calendar 日曆標題、狀態、起始時間、日曆連結、Event ID 和會議連結。

step 2

設定篩選條件

當搜尋 Notion 資料庫有 Event ID 時，且 Google Calendar 活動的更新時間比創建時間晚（若沒更動會是同一時間），加上 Google Calendar 活動狀態不為取消時，進行更新資料。

一樣在漏斗處按右鍵，點選 Set up a filter，設定條件直接看下圖。

因此，當你在 Google Calendar 修改或變更你的行程，Notion 也會同步更新，並將狀態改為「更新。」

自動化觸發流程設定3：當你在 Google Calendar 日曆中取消/刪除資料時，Notion 同步取消/刪除

step 1

加入 Notion，點選 Update a Database Item（更新）。

當 Google Calendar 的活動狀態為取消時，將 Notion 資料庫中的狀態改為「取消」。

並清除 Notion 資料庫以下資料：

• 日期與時間。
• Google Calendar 日曆連結。
• 會議連結。

 

以上要清除的資料可以照你的實際需求設定，要將資料留著只更改狀態也是可以的。

 Null 為空白值。

step 2

設定篩選條件

當搜尋 Google Calendar 狀態為取消時，將 Notion 資料庫中的狀態改為「取消」，並進行刪除資料。

一樣在漏斗處按右鍵，點選 Set up a filter，設定條件直接看下圖。

好啦～到這裡，Google Calendar 日曆同步 Notion 資料庫，新增/更新/刪除行程的 Make 自動化流程已全數設定完成。

最後，記得要將場景打開才會 Run 運行哦，也可以設定多久運行一次自動化的時間，如果更改的頻率不高，建議時間可以設久一點。

結論

如果你已經在 Make 先設定過 Notion 新增/更新/刪除行程時，自動同步到 Google Calendar 日曆，那這一篇教學對你來說就會簡單很多哦，因為 Notion 與 Google Calendar 日曆的資料與 API 你都已經互相串接過了，可以直接進行選取。

如果是第一次設定 Make 與 Notion 之間的串接需要花點時間，但只要授權過一次，之後都可以直接存取哦，如果你的團隊是使用 Notion 進行專案管理，在手機上管理 Google Calendar 日曆，也能同步更新讓團員看到，讓你無縫管理工作大小事！

對於經常使用 Notion 或安排 Google Calendar 日曆行程的自媒體經營者、網路創業者、一人公司，或是團隊等，利用自動化工作流，只要一個動作同時管理各大任務與會議，少了多工在不同數位工具間切換，也能幫你找回時間提升效率哦！

用自動化工作術，解放你的時間！

 

希望這篇文章有幫助到你，想學習其他工作流程自動化的教學，歡迎下方留言哦！

 

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